Om du arbetar med en medarbetare vars beteende är dåligt nog för att få ett klagomål, får du ditt klagomål så snart som möjligt och i händerna på de personer som kan hjälpa till. Som med alla korrespondens eller klagomål bör brevet ange fakta utan att tillgripa namnuppringning eller känslomässiga uttalanden.
Undersök arbetsplatsprotokoll
Titta över din anställdas handbok innan du börjar skriva till ta reda på om det redan finns ett protokoll på plats för klagomål från medarbetare. I vissa fall finns det en intern formulär som du behöver fylla i, eller du får instrueras att rikta brevet till en viss person inom företaget. Ibland är det din direkta handledare, men det kan också vara företagets personalansvarige. Om problemet innebär något olagligt, såsom sexuella trakasserier eller olaglig aktivitet, dokumentera alla incidenter du har sett, om du behöver dela den informationen senare.
$config[code] not foundGranska problemet
Innan du skriver, också Tänk på vad adressaten kommer att vara oroad över - som i de flesta fall är hälsa och produktivitet i verksamheten. Om medarbetaren arbetar med irriterande beteende, räcker det inte med att berätta för adressaten att din medarbetare gör något irriterande. I stället skriver du om hur det irriterande beteendet påverkar dig eller på arbetsplatsen. Om det gör det svårt för dig att slutföra ditt arbete i rätt tid, till exempel, det kommer att påverka företagets övergripande produktivitet. Om du granskar problemet och upptäcker att medarbetarens beteende inte faktiskt påverkar företagets produktivitet eller övergripande hälsa, kan du faktiskt upptäcka att klagomålet är onödigt, påminner företagsledningsekspert Alison Green i USA: s News & World Report.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingAnge fakta
Starta brevet med något som "Jag skriver för att informera dig om ett problem som påverkar kontorets produktivitet". Detta kommer att få adressaten uppmärksamhet. Sedan ange fakta om problemet, ger tillräckligt med detaljer för att ge adressaten en uppfattning om vad som händer, men inte så många detaljer att hon kommer att bli försvagad. Också fokusera på "jag" uttalanden, föreslår din kontorscoach Marie G. McIntyre, pratar om hur problemet påverkar dig istället för att bara prata om medarbetarens beteende. Håll det här avsnittet i en eller två stycken; ett kortfattat redogörelse för problemet är det bästa sättet att gå, säger Green.
Be om en resolution
I sista stycket i brevet, diskutera vad du har gjort för att försöka lösa problemet. Om du har pratat med medarbetaren personligen, till exempel, nämna det. Sedan be om adressatens hjälp vid fastställandet av problemet. Det här är att föredra, eftersom det blir mindre som tatuering och mer som att du letar efter en samarbetslösning. I slutet skriver du brevet hjärtligt och innehåller ett datum på toppen eller botten så det finns en slutgiltig rekord när du försökte lösa problemet. I bästa fall kommer din chef eller personalpersonal att ta hand om problemet därifrån.
