Det finns nu mer än 11 000 försäljningsskatter jurisdiktioner över hela USA
Att överensstämma med den här komplexa jurisdiktionsmatrisen, var och en med sin egen uppsättning satser, regler och blanketter, kan inte vara mindre än en mardröm för mindre e-handelsföretag.
För att göra online-återförsäljare medvetna om de viktigaste övervägandena genomförde Small Business Trends en exklusiv intervju, genomförd per telefon, med Chris Livingston, chef för Operations and Product Management hos VertexSMB, ett företag som tillhandahåller försäljning och användning av taxautomatiseringsprogram för små och medelstora affärsområdena.
$config[code] not foundLivingston skisserade följande nio överväganden i denna checklista för kontroll av försäljning:
Checklista för överensstämmelse med försäljningsskatt
1. Känn din Nexus
Den viktigaste compliancefaktorn kommer med att känna din "nexus".
Nexus Definierad
Nexus - även känd som "tillräcklig fysisk närvaro" - är termen som används för att avgöra huruvida ett företag som säljer produkter i ett annat land är ansvarigt för att samla in försäljnings- eller användningsskatt i det staten.
Nexus krävs innan en jurisdiktion kan införa skatter på en enhet. Därför är det viktigt att e-handelsföretag känner till de stater där de har tillräcklig fysisk närvaro.
Att bestämma varifrån nexus finns kan vara svårt, men bristande överensstämmelse kan vara dyrt, i form av revisioner, straff och ränta.
Vad utgör "fysiskt närvaro"
Nexus kräver fysisk närvaro kan innehålla saker som att ha kontorsutrymme, anställda, ett lager, affiliates, inventarier eller droppfrakt från en tredje part i en annan stat. I vissa jurisdiktioner kan även en skylt längs motorvägen utgöra nexus, säger Livingston.
"I dagarna före e-handel var det bara enkelt och enkelt att känna din nexus," sa han. "Du ägde en lokal mur- och murbruk där kunder köpte varor och betalade momsen. Nu måste du överväga var dina skyltar är, de stater där dina säljare bor och där du har lager. "
Click-through och Affiliate Nexus
Med början av e-handel har många stater gått igenom "click-through nexus" och "affiliate nexus" -lagstiftning för att införa skatter på försäljning från online-återförsäljare.
Enligt en artikel på försäljningsskatteinstitutets hemsida kräver klickbaserad lagstiftning att en distanssäljare "uppfyller en minsta försäljningsgräns i det aktuella landet som en följd av verksamheten hos ett referensagent i landet." Säljaren måste vara " gör provision till staten bosatt för eventuella order som uppstår till följd av klick-hänvisningen från bosattens hemsida. "
Affiliate Nexus lagstiftning kräver vanligtvis att en fjärrhandlare har ett "stort intresse för eller ägs av en in-state-återförsäljare och återförsäljaren säljer samma eller en väsentligen liknande produktsort med samma eller liknande företagsnamn", artikeln sa.
2. Hämta försäljningsskatt och företagslicenser
När säljare etablerat Nexus, måste de få moms och affärslicenser.
"Nästan varje stat kräver att återförsäljare registrerar eller är licensierade för att samla moms," säger Livingston. "När säljare bestämmer att deras butik har nexus i ett visst tillstånd, måste de registrera sig för att samla moms för det staten."
Enligt Livingston har varje jurisdiktion sin egen metod för att erhålla licenser.
"Merchants måste fila olika former med de olika jurisdiktionerna," sa han. "Vissa kräver fingeravtryck medan andra kommer att använda säljarens personnummer, till exempel. Också för att vissa licenser är förnybara, kommer köpmännen att behöva stanna överens när förnyelseperioder uppstår. "
3. Känn skattesatserna
För att undvika över eller under insamling av försäljningsskatt måste e-handelsföretag känna till de rätta skattesatserna i de stater och jurisdiktioner där de har nexus.
Vissa stater blir så granulära att kursen ändras nästan till gatunivå, sa Livingston.
Han citerade ett exempel på ett företag som hade lastningshamnar på två separata gator på olika sidor av byggnaden, var och en med en annan skattesats.
"Företaget var tvungen att hålla sig ständigt uppmärksam på vilken dockningsvaror var off-loaded," sa han.
4. Förstå produktskattepliktighetsregler
De flesta varor som säljs betraktas som materiell personlig egendom (TPP) och beskattas till standardskattesatsen. Det är inte alltid fallet, men säger Livingston.
"Det kan ändras när du kommer in i produktskattbarhet," sa han. "Det kan finnas speciella regler för tung maskin, till exempel. Det betraktas som TPP i vissa jurisdiktioner men kan, beroende på användningen, vara befriad i andra eller beskattas i en annan takt. "
Livingston påpekade också att "Software as a Service" (SaaS) faktiskt betraktas som en tjänst för skattemässiga ändamål och, beroende på platsen för var tjänsterna äger rum, kan ha olika skattekonsekvenser.
5. Känna skillnad mellan ursprung Vs. Destination
När det gäller intrastatransaktioner (de som förekommer inom samma tillstånd) finns det två typer av jurisdiktioner: ursprung och destination.
Vissa stater skatt baseras på var produkten har sitt ursprung medan andra skattar baserat på dess destination, enligt Livingston.
"Stater som Pennsylvania, Arizona och New Mexico debiterar skatt baserat på ursprung", sa han. "Till exempel kommer en försäljning som kommer från Tempe (AZ) för en produkt som skickas till Scottsdale, att beskattas med Tempe skattesats. Andra stater, som New Jersey och Louisiana, bestämmer skattesatsen baserat på var fakturan landar. Det är inte synonymt över hela linjen. ”
6. Underhålla undantagscertifikat
Säljare kan utfärda undantagscertifikat till en köpare av olika skäl, inklusive återförsäljning, 501c3-status, produkter som används i tillverkningsprocessen eller används i jordbruket.
"Säljaren måste begära och behålla certifikatet på fil för att bevisa orsaken till att ingen skattskyldighet för en transaktion", sade han. "Det finns olika jurisdiktionsregler kring det. Köpare måste lagra och underhålla certifikatet om de någonsin granskas. "
Livingston nämnde också ett annat område där skattebefrielser existerar: företagszoner.
"En företagszon är ett geografiskt område som utsetts som ett särskilt undantag för ekonomisk utveckling, till exempel att bygga ett nytt galleria", säger Livingston. "I så fall tjänar undantag som incitament för att få företag att komma in."
7. Ladda upp rätt skatt typ
Försäljningsskatt (intrastatransaktioner) och säljarens användningsskatt (interstate transaktioner) kan skilja sig åt, så det är viktigt att veta vilken typ av skatt som tas ut.
"Olika transaktioner kräver olika skattetyper, vare sig moms eller säljarens användningsskatt", säger Livingston. "Försäljningsskatt avser intrastatransaktioner och kan ha en skattesats medan säljarens användningsskatt, som avser interstate transaktioner, kan ha en annan."
Baserat på skattetypen måste handlarna debitera den korrekta räntan och fylla i rätt formulär när det är dags att betala skatt.
"Merchants kan ibland använda samma blankett för båda skattetyperna men kan behöva använda olika former, beroende på jurisdiktion", säger Livingston. "Det är viktigt att de filerna korrekt, för att undvika påföljder och intresse."
8. Känn risken för återvändande
"Det finns försäljningsskattspecifika avkastningar, säljaren använder skatt specifika avkastningar och konsumentanvändning skatt specifika avkastning," Livingston sagt. Att hitta, använda och korrekt skicka in dessa formulär är en skrämmande och svår uppgift fylld med potentiellt fel och risk. Elektronisk arkivering och elektroniska betalningar lägger bara till mer risk och arbetar med processen. "
Livingston påpekade också att en kund som köpt något från en online-återförsäljare som inte hade nexus och misslyckades med att debitera skatt kan vara skyldig att betala konsumentskatt vid inköpet.
9. Förstå Audit Triggers
Den sista föremålet på listan har att göra med revisioner, något som ingen e-handelsköpare vill, men enligt Livingston måste genomgå någon gång. Som sådan måste detaljister förstå vilken typ av åtgärder som utlöser en revision.
"En betydande andel av befriad försäljning, stora förändringar (ökning eller minskning) i moms och sena ansökningar kan alla utlösa en revision, säger Livingston."Det handlar inte om om du blir granskad men när. Skattemannen kommer. "
Livingston rådde små e-handelsföretag att arbeta med en betrodd skatteadvisare - antingen en CPA eller en sakkunnigskattexpert, för att få en bättre förståelse för efterlevnadsprocessen.
"Försäljningsskatt överensstämmelse är en mycket komplex fråga som kräver hjälp av någon med know-how," sade han. "Merchants skulle vara klokt att få råd från en betrodd rådgivare."
Skriv ut denna checklista för överensstämmelse för att behålla de viktigaste övervägandena:
Ladda ner det nu!
Mer i: Populära artiklar 4 Kommentarer ▼
