Ett memorandum eller ett memo är ett dokument som används för att kommunicera inom en organisation. Denna typ av dokument kommunicerar vanligtvis problem eller meddelanden till organisationsmedlemmar, övertalar andra att vidta åtgärder eller ber om feedback. Noteringar är nödvändigtvis korta och korta och följer ett visst format. Nästan alla yrkesområden använder memorandum för att kommunicera; Att lära sig att skriva ett är ofta viktigt för professionell framgång.
$config[code] not foundNotera den allmänna idén om ditt memo och din avsedda publik innan du skriver det faktiska dokumentet. Att tänka på publiken är mycket viktigt när man skriver noteringar. Om en fråga till exempel bara omfattar en liten grupp människor, adressera inte notatet till hela organisationen. Tänk på det språk som är lämpligt för publiken som helhet. Du kanske vill kommunicera ett meddelande annorlunda än överordnade än underordnade.
Fyll i rubrikrubriken. Alla noteringar ska ha samma avsnitt. Först kommer avsnittet "Till" att innehålla mottagarnas namn. Till exempel skulle "Till: John Smith" eller "Till: Smith Co. Staff" fungera i en "Till:" -linje. Under linjen "Till:" fyller du i en "Från:" -rad med ditt namn i den. Direkt under "Från:" -raden ingår en "Date:" -avdelning med det datum memo är skrivet. Månader förkortas ofta; Februari blir "Feb." Till sist, inkludera en "Subject:" rad med en särskild titel som kommer att ange vad memo handlar om.
Skriv ditt meddelande nästa; sikta på inte mer än en sida. Din första mening bör tydligt ange ändamålet och sammanhanget i notatet. Därefter, om det är lämpligt, förklara bakgrunden till händelsen, situationen eller omständigheten av ämnet i notatet kortfattat. Följa, förklara exakt vad du vill eller förväntar dig av dem som tar emot noteringen. Om ditt memo nödvändigtvis är längre än en sida kanske du vill ha en kort sammanfattande punkt i slutet av meddelandet för tydlighetens ändamål.
Stäng med en artig slut. Se till att tacka mottagarna för sin tid när de läser notatet och bjud in diskussion eller kommentarer om innehållet i notatet självt.
Inkludera en "Bifogad:" rad efter avslutningen om du behöver bifoga ytterligare dokument med anteckningen. Ange kortfattat titeln på bilagorna i den här raden, till exempel "Attached: Resume."
Granska ditt memo för att skära ut all information som är överflödig och förenkla ordspråkiga meningar. Målet med notatet är korthet.
Kontrollera över ditt memo för stavning och grammatikproblem. Noteringar brukar anses vara professionella dokument. Careless misstag och ouppmärksamhet mot grammatiken kan spegla dåligt på författaren.
